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スクールアシストのシステムについて解説します。多少、技術用語が混じりますが、ご了承ください。
■システムの全体構成 ※クリックすると拡大表示します。
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システムは、お客様PCと弊社データセンター内のサーバー機器との間でデータのやり取りを行います。
お客様PCには2つの用途があります。1つはカードを読み取るためのカードリーダを接続したPCです。こちらをゲートPCと呼びます。もうひとつは、入退室の記録や生徒マスタを管理するためのPCで管理用PCと呼びます。ゲートPCと管理用PCは兼用することも可能です。
ゲートPCには、カードを読み取った記録(イベント)をセンターのサーバーへ送信するクライアントプログラムが格納されています。
クライアントプログラムは、PCのUSBポートに接続されたカードリーダによって読み取った入退室のイベントをインターネットを通じてデータセンターに送信します。
センターサーバーでは、入退室のイベントを受け取り、データベースの該当する生徒の情報として記録し、同時に生徒情報を参照して、保護者へお知らせメールを自動送信します。
管理用PCでは、データベースに格納された情報を参照して、入退室した生徒の画像をリアルタイムに画面に表示します。必要に応じて、施設に現在入室中の生徒、既に帰宅した生徒の一覧を表示します。
施設と離れた本部の管理用PCでも同様の操作が可能です。例えば施設近辺で災害が発生したときに、施設のスタッフは生徒の安全確保に全力を注いでいます。そのような場合は本部が、施設状況を把握して、保護者の方々に状況を一斉メールすることができます。
管理用PCでの操作はインターネットエクスプローラーなどのWeb閲覧ソフトだけを利用します。
他のソフトは不要なため、サーバー側ソフトのバージョンアップがあってもお客様側でのバージョンアップは一切必要ありません。
データセンターのサーバーは、弊社で24時間稼動を監視し、データのバックアップも万全です。お客様がシステムを利用するためのサーバーなどを新たに設置する手間もなく、システム導入後すぐに利用を開始できます。
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■必要な機器
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ゲートPC
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ゲートPC
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管理用PC
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ゲート用ＰＣ
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カードリーダ(入退室用各1)
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ピットタッチ・ビズ*1
(入退室兼用1)
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（スクール施設ではピットタッチ・ビズ以外のタイプのゲート用PCと兼用可)
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ゲートPCはゲート用PCとカードリーダの組み合わせか、ピットタッチ・ビズのいずれかをLANに接続したネットワークケーブルに接続します。
管理用PCはゲート用PCと兼用することが可能です。
なお、ピットタッチ・ビズは株式会社ビー・ユー・ジーSSTの登録商標です。また、ピットタッチ・ビズを利用する場合は最初のタッチを入室、その後のタッチを退室とみなします。入室、退室は切り替えも可能です。
ゲートPC、管理用PCともインターネット接続環境が必要です。
■利用できるカード
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JR東日本スイカ
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JR西日本イコカ
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JR・私鉄パスモ
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ナナコ
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ワオン
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各種お財布携帯
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オリジナルカード※
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Edyロゴのあるカード全て
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※オリジナルカードはお見積もりいたします。
■管理プログラムとクライアントプログラム
管理プログラムはインターネットエクスプローラー等のWebブラウザで動作します。クライアントプログラムはゲートPC格納され、Windowsアプリケーションとして動作します。
ゲートPCは、施設ごとに設置します。クライアントプログラムでは、①リーダの初期設定と動作確認、②カード登録時のカード値読み取り、③入退室時のカード値読み取りを実行します。②と③の場合は、インターネットを通じてサーバーに読み取ったカード値を送信します。
■クライアントプログラムの機能
クライアントプログラムは、リーダの診断、カードの登録、入退室時のカード読み取りを行います。また、入室時や退室時の音声を任意の音声に設定することができます。
ピットタッチ・ビズの音声は選択できません。
■管理プログラムの機能
管理プログラムは、ゲートPC上のクライアントプログラムとリアルタイムに通信する他に、生徒情報の管理や、過去の入退室履歴などの管理を行います。
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■生徒マスターの管理
生徒情報の検索と登録、更新を行います。検索で条件を絞り込んで一覧表示し、該当する生徒の情報を更新します。あるいは「生徒の追加」で生徒情報を入力します。カードの登録は生徒情報追加時でも、後からの更新時でも可能です。
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■入退室処理
入退室は、ゲートPCの入室用リーダか退室用リーダに、登録済みのカードを軽くタッチするだけです。施設毎に固有の音声を設定してあれば、「おはようございます」や「さようなら」といった声を聞いてタッチが正しく行われたことを耳で確認できます。
■リアルタイムモニタ
管理用PC上でリアルタイムに入退室時のモニタリングができます。スクール施設と離れた場所でも入退室した生徒を確認できます。登録されていないカードをタッチした場合は、モニタ上で警告します。
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■お知らせメール自動送信
入退室時に、自動で保護者にメールを送信します。宛先は複数設定でき、入室時だけ、退室時だけ、メールは不要といったパターンを選択できます。メールのタイトルや送信元
アドレス、メール本文に付加する文章などは施設毎に設定できます。
■施設状況
施設の生徒さんの入退室状況をワンタッチで参照できます。入室中、退室済みといった条件で絞込み可能です。また、ある期間の入退室状況を表示でき、データをCSV形式のファイルとして他のプログラムに取り込むこともできます。
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■メール一括/個別送信
生徒情報や施設状況の画面から、生徒や保護者に向けてメールを一括送信できます。
臨時のお知らせや、災害時、生徒の安全状況について一括あるいは個別にメール送信することができます。
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■ポイント付与機能
生徒の入退室時に自動でポイントを付与する機能です。施設毎、入退室別にポイント値を決めることができます。更に、生徒ごとにポイント設定が可能です。
入退室以外に、任意のタイミングでスクールのスタッフがポイントを付与したり、マイナスすることができます。備考に理由などを書きこめます。履歴管理も可能で、ポイント獲得の推移を見せて、生徒さんのモチベーションを上げるツールとして活用できます。
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■月次レポート機能
月単位に生徒の入退室記録を集計する機能です。画面上で内容を確認したり、タッチ忘れや備考の入力など記録をスタッフが修正することもできます。内容を確認したら、生徒の家庭にそのまま、月次レポートとして送付できる形式でPDF出力します。
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■保護者用入退室確認画面
保護者が入退室の記録を携帯や家庭のパソコンから参照する画面を用意しています。生徒情報登録時に、保護者のメールアドレスにログインIDとパスワードを送信すれば、保護者はそのIDとパスワードで生徒の入退室記録やポイントを確認できます。
パスワードや送信先メールアドレスは保護者自身で変更できます。 PC画面で携帯用のユーザ個別画面のQRコードを表示するので、対応した携帯でQRコードを読み取れば、携帯用の確認画面へワンタッチでジャンプ可能です。
※QRコードは株式会社デンソーウェーブの登録商標です。
<ログイン画面>
 
<PC画面>クリックすると拡大します <携帯画面>クリックすると拡大します
■他システムとの連動(オプション)
既に生徒管理ソフトや、Excelなどで生徒マスタ管理をしている場合、一定のタイミングでデータを取り込んだり、既存ソフトの生徒マスタを、スクールアシストのマスタとして参照できるよう、カスタマイズも可能です。そのほか様々な他システムとの連携を図るカスタマイズも柔軟に対応します。
■メルマガ配信機能（オプション）
入退室管理、生徒管理のために登録した保護者のメールアドレスを利用して、様々なお知らせやアプローチに活用できるよう、メールマガジン配信機能も準備しています。
配信速度は標準で20,000メール/時間(配信上限 200,000メール/回) となります。これ以上の配信を行う場合は、別途メールサーバーを設定する必要があります。いずれにしてもオプション対応となりますので、予め御相談ください。
■その他の機能
生徒/保護者のメールアドレスでの検索機能
生徒/保護者むけ宛名はがき・封筒印刷機能
退室管理、生徒管理のために登録した保護者のメールアドレスを利用して、様々なお知らせやアプローチに活用できるよう、メールマガジン配信機能も準備しています。
家庭から塾までの行動を家庭のパソコンでログインして軌跡を捉える「今どこ機能」もご提供します。(生徒さんがスマートフォンを利用し、且つ生徒さんと保護者が同意した場合のみ、塾まであるいは塾からの軌跡を追いかけられます)
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